Ingresso e assegnazione
Raccogliamo i dati necessari, definiamo controlli sui duplicati e criteri di assegnazione. Le richieste incomplete possono entrare in una coda di chiarimento invece di sparire fra le email.
Richieste, preventivi e follow-up
Dalla richiesta al preventivo: ogni passaggio ha un responsabile e un prossimo passo.
Una richiesta arriva per email, un collega prepara il preventivo e il ricontatto resta in un’agenda personale. Quando cambia la persona coinvolta, nessuno sa cosa è stato inviato o cosa manca. Possiamo valutare un flusso che rende visibili stato, responsabilità ed eccezioni.
Quando questo intervento può servire
- Email e moduli producono richieste che vengono copiate e assegnate manualmente.
- Preventivi e informazioni mancanti non hanno uno stato condiviso con il team.
- I follow-up continuano anche dopo una risposta, oppure dipendono dalla memoria di chi segue il cliente.
Cosa può comprendere il lavoro
Il perimetro si definisce dopo aver verificato informazioni, accessi e regole. Questi sono i passaggi da valutare insieme.
Preparazione e approvazione
Il flusso può collegare dati, modelli e documenti per preparare una bozza. Prezzi, condizioni e invio dell’offerta restano soggetti alle regole e alle approvazioni concordate.
Ricontatto e chiusura
Scadenze e attività possono dipendere dallo stato della richiesta. Una risposta, un rifiuto o la chiusura devono fermare i ricontatti previsti; gli errori restano visibili a chi li gestisce.
Esempio illustrativo
Un flusso da discutere, non una soluzione già promessa
- 01
Email o modulo ricevuto
- 02
Dati verificati e responsabile assegnato
- 03
Bozza di preventivo verificata e approvata
- 04
Follow-up previsto; risposta o chiusura ferma il flusso
Esempio illustrativo, non un risultato commerciale: se manca una quantità necessaria al preventivo, il processo richiede il dato e attende. Non decide prezzi né invia offerte senza l’approvazione prevista.
Limiti e prerequisiti
- Servono stati e responsabilità condivisi: automatizzare un processo che nessuno sa descrivere amplifica le ambiguità.
- Listini, eccezioni e condizioni commerciali devono essere disponibili e mantenuti da chi ne è responsabile.
- Messaggi e ricontatti richiedono regole sui canali e sui destinatari. Non promettiamo più vendite, risposte garantite o invii indiscriminati.
Domande prima di iniziare
L’automazione può stabilire il prezzo del preventivo?
Solo regole commerciali definite e verificabili possono essere applicate. Valutazioni ed eccezioni restano a chi approva; una bozza non è un’offerta pronta all’invio.
Dobbiamo adottare un nuovo CRM?
Non è una condizione iniziale. Valutiamo gli strumenti e gli accessi esistenti; il flusso può coinvolgere email, moduli, CRM o archivi già presenti se lo consentono.
Come si evita un sollecito dopo che il cliente ha risposto?
La risposta deve aggiornare lo stato o essere presa in carico prima del ricontatto. Verifichiamo come rilevarla e quali eventi interrompono il flusso; nei casi incerti serve una persona.
Da quale parte conviene iniziare?
Da un solo canale e un passaggio ripetibile: per esempio ingresso, verifica dati e assegnazione. Il perimetro successivo dipende da ciò che è stato verificato, non da una scadenza garantita.
Raccontaci il passaggio da migliorare
Descrivi chi svolge l’attività, quali strumenti usa e dove il flusso si interrompe. Il confronto serve a chiarire fattibilità, priorità e confini prima di decidere il progetto.
Recapito commerciale: Polo Tecnologico — Traversa I di Via della Chiesa XXXII, 231, 55100 Lucca LU. Modalità e luogo degli incontri si concordano prima.